Jak připravit soubor z Wordu pro grafické zpracování

Na první pohled by se mohlo zdát, že žádné problémy na cestě Word dokument > profesionální sazba nemohou nastat (vždyť to co jsem napsal si grafik nějak „naleje“ do svého programu, dá tomu nějaký font a formát a je hotovo). Při sazbě pozvánky nebo vizitky, kde je dohromady dvacet slov, se to dá ustát. Ale při sazbě komplexnějších dokumentů (články do tisku, podklady pro brožury, katalogy, obsáhlejší letáky nebo dokonce knihy) to už může znamenat několik hodin práce navíc. Tady už „jde to tuhého“, a je v zájmu každého zadavatele připravit rukopis (podklady) takovým způsobem, aby byl v profesionálním zlomu snadno zpracovatelný. Minimálně to ušetří náš čas a vaše peníze.

Pojďme si popsat nejčastější chyby a jak se jich vyvarovat:

Zalamování řádků klávesou ENTER:

150x150_enterKlasická chyba, přímo matka všech fatálních chyb při používání jakýchkoliv textových editorů, nejen Wordu. Její prvopočátky začínají někde v éře psacích strojů. Nutkání odrazit řádek, když už se zdá, že na řádku nebude dostatek místa pro text klávesou Enter je velmi lákavé a vypadá to i prospěšně, ale prosím, nedělejte to. Ve Wordu můžete psát i bez toho, abyste museli dávat pozor na to, jestli se vám psaný text na řádek vejde – jednoduše píšte stále dál, program si slova zalomí podle formátu virtuálního papíru sám. Pokud takto psaný text předáváte do předtiskové přípravy, volbou jiného fontu či jeho parametrů se konce řádků ocitnou úplně jinde, než ve vašem dokumentu.

Takže rada zní: Pište stále nepřetržitě, netrapte se s tím, kde se řádek zalomí. Tak je to správné. Klávesu Enter použijte pouze v případě, že chcete psát nový odstavec a i v takovém případě použijte Enter pouze jedním stiskem.

Používání mezerníků na odsazení textu:

150x150_typewriterMezerník je kouzelná klávesa – obzvláště pro uživatele Wordu. Za léta praxe zjišťujeme, že mezerník se tváří jako jakýsi spasitel mezi všemi klávesami na klávesnici. Nejhorší jsou kvanta mezerníků, kterými se autor snaží centrovat texty v řádku. S takovýto typem rukopisu se bojuje velmi těžce, a dostat takto zpracovaný dokument (například básnickou sbírku) je noční můrou každého grafika.

Řešení je jednoduché: na odsazení textu doprostřed řádku postačí napsat celý text normálním způsobem, označit všechny požadované řádky které chceme vycentrovat a kliknout na ikonu centrovaného textu. Program centrování provede za vás, rychleji, lépe a radostněji. Ve výsledku se pak není potřeba zbavovat nadbytečných mezerníků a nebude docházet k deformaci textu. Je také potřeba mít na paměti, že nejen písmeno, ale i mezera je znak!

Odsazení prvního řádku odstavce:

150x150_editorOdstavec je ucelený blok textu (i když se defacto o klasický odstavec nejedná). Na jeho zvýraznění se používá postup, kdy se jeho první řádek posune o kousek dovnitř na rozdíl od zbytku odstavce. Je to historický úzus, který se naštěstí přestává používat a v moderní sazbě se používá stále řidčeji. Bohužel, zatím je v kancelářských dokumentech stále hojně užívaný. Problém se sazbou nastává v případě, kdy je v rukopise nesprávně interpretovaný. První a fatální chybou je výše zmiňovaný mezerník. Nikdy takovéto zvýrazňovnání odstavců nepoužívejte a další odstavec pak pouze oddělte klávesou Enter.

Na jakýkoliv mezerník (či několik za sebou) na začátku řádku zcela zapomeňte.
Druhou chybou – u které by se mohlo zdát že chybou není – je použití tabulátoru.

Ano, ani tabulátor na začátku odstavce není žádoucí!

V profesionálních zlomových programech se pracuje s textem jinak a zvýraznění odstavců atd. je definováno pouze (neviditelným) znakem, který je reprezentován klávesou Enter.

Mezerník a odsazení textu na konec řádku:

150x150_odstavecOpět se dostáváme k chybnému použití mezerníku, který grafikům způsobuje vrásky. Odrážení textu na pravý okraj stránky je známé typicky v případě, kdy máme v řádku nějakou položku (například ceník). Problém je v tom, že ve Wordu tímto způsobem můžeme vytvořit vizuálně uspokojivý vzhled, ale v případě, že předáváte text ke zlomu, budou všechny položky v takto připraveném dokumentu rozházené a jejich úprava si vyžádá další zbytečný čas. Pokud si v tomto bodě říkáte, že to je přece jasné. namísto mezerníků je potřeba používat tabulátor – ANO, ale pouze JEDEN!

Jsou tři možnosti jak odevzdat korektní text:

  1. V případě, že víte že se ve vašem rukopise taková potřeba vyskytne, předem si nastavte tabulátor. Netřeba se trápit s tím, jestli bude tabulátor zarovnávat text vlevo, vpravo či na desetinnou tečku. To je práce grafika a on tuto skutečnost vyhodnotí podle tvaru veličin které je třeba na sebe navázat.
  2. V případě, že vás potřeba odsadit položky zastihne uprostřed psaní, postačí psát běžným způsobem dál s tím, že každou položku (veličinu) odsadíte pouze JEDNÍM tabulátorem (i když to nemusí vypadat zcela učesaně). Grafickou podobu výsledného dokumentu nechte na nás.
  3. Další možností je použít tabulku. Střídat tabulky a text není problém a pro grafiky je to určitě přijatelnější metoda než mezerníky.

Zapamatujeme si: Mezerník mimo rozdělení slov je TABU!

Odrážky:

Word (někdy bohužel) dokáže rozpoznat, kdy chcete psát v odrážkách. Například, když například začnete řádek jako „1.“ – každý další řádek bude následně očíslován (po stisknutí Enter). Pokud chcete přerušit řetězec, stiskněte dvakrát Enter a další odstavec se bude psát již normálně.

„Rozpalování“ znaků mezerníkem (zvýrazňování textu):

Opět – nešťastný mezerník. Pokud potřebujete zvýraznit slovo, nepoužijte způsob známý z éry psacích strojů ale použijte řez písma „Bold“ či barvu.

Nová strana pomocí klávesy Enter:

V případě, že potřebujete začít psát text na nové stránce, nepoužívejte sled „Enterů“ který vám kurzor „odsune“ na novou stranu, ale použije klávesovou kombinaci CTRL+Enter. Grafickému profesionálnímu programu tak dáte k dispozici řídící znak začít na nové stránce, a ne sled znaků ukončující odstavec.

Interpunkce:

Připomeňme si základní pravidla používání interpunkce:

  • Věta se ukončuje tečkou, za kterou následuje JEDNA mezera, pokud to není poslední věta v dokumentu (tam mezeru není třeba dělat).
  • Čárka se píše HNED ZA SLOVO a stejně jako u tečky za ní následuje JEDNA MEZERA. To stejné platí pro středník.
  • Otazník i vykřičník se také píše HNED ZA SLOVO bez mezery.
  • Čísla v datu jsou po tečce odděleny jednou mezerou.

Korektury:

Korektury v textu zásadně zanášíme do dokumentu PDF, který grafik vytvoří a je klíčovým prvkem pro hladkou a efektivní práci. Nikdy neodevzdávejte korektury jako nový word dokument – hrozí opravdu reálné nebezpečí, že v takovém případě bude potřeba udělat zcela nový zlom (= práce navíc) a také nikdy neodevzdávejte korektury jako seznam chyb vypsaných z dokumentu PDF do Wordu.

Na korektury používáme funkce programu Adobe Reader, který je dostupný zdarma například ZDE.
Pomocí tohoto programu je možné snadno a lehce přidávat do dokumentu poznámky k layoutu, opravovat chyby v textu a pak poslat takto upravený dokument zpět do studia grafikovi.

Jaký je tedy základní řetězec úkonů v procesu tvorby tiskoviny?

150x150_processGrafik připraví první náhled zlomu tiskoviny ze kterého pak vygeneruje soubor PDF v nízkém rozlišení a objemově zpracovatelný tak, aby bylo možné jej zaslat e-mailem
Zadavatel si otevře soubor v programu Adobe Reader X a vyšších který je ke stažení zdarma a pomocí komentovacích nástrojů doplní svoje poznámky, návrhy na změny a případně opraví chyby v textech. Takto upravené „PéDéeFko“ zašle zpět k nám.
Grafik zapracuje všechny požadavky do zlomu, opět vygeneruje náhledové PDF a odešle ke kontrole zadavateli.
Tento proces se opakuje až do doby, kdy zadavatel nevyhodnotí layout jako hotový a bez chyb. Pak dá pokyn k finalizaci tiskoviny, resp. ke generování podkladů pro tisk.